Excel là một trong những ứng dụng văn phòng quan trọng của bộ Microsoft Office, là ứng dụng dùng để thiết lập các bảng tính, thông kê, phân tích dữ liệu, lập kế hoạch… Trong loạt bài này, tôi sẽ giới thiệu những điều cơ bản để những bạn mới bắt đầu hoặc những bạn lâu ngày không sủ dụng có thể cập nhật lại kiến thức, hy vọng với loạt bài này sẽ giúp người mới tiếp xúc không còn thấy Excel là cái gì đó quá phức tạp.
Cơ bản về giao diện làm việc:
- (1) Như các phần mềm khác của MS Office, thì đây là phần chứa các trình đơn lệnh được nhóm thành các nhóm chức năng (cụ thể từng phần nếu gặp tôi sẽ giới thiệu cụ thể hơn trong các bài viết).
- (2) Khi cần sử dụng các hàm, chúng ta có thể click vào biểu tượng fx này để có thể xem gợi ý của tất cả các hàm trong Excel, trong gợi ý có cả ví dụ và các hướng dẩn dùng hàm.
- (3) Các cột trong khu vực làm việc, các cột được được đánh thứ tự bằng ký tự bắt đầu từ A,B,C…. trên một sheet có có thể có đến 16,384 cột tùy phiên bản.
- (4) Các dòng trong khu vực làm việc được đánh theo số thứ tự từ 1,2,3,… trên một sheet có thể có đến 1,048,576 tùy phiên bản.
- (5) Sheet là một trang làm việc, mặc định trên MS Office 2013, 2016 sẽ có một sheet khi tạo mới file, các phiên bản trước đó thì có 3 sheet. Số sheet tối đa phụ thuộc vào bộ nhớ của máy tính.
- (6) Hiển thị các nội dung chứa trong ô như các hàm, công thức, phép toán, dữ liệu…
Các kiểu dữ liệu của excel:
Trong excel có các dữ liệu kiểm số, chuỗi ký tự, ngày tháng… xong có hai kiểu cơ bản mà chúng là số và chuỗi.
- Kiểu số là các số được hình thành các sồ từ 0 đến 9, kiểu số trong excel về mặc định sẽ nằm bên trái của ô dữ liệu. Kiểu số dùng để tính toán.
- Kiểu chuỗi là kiểu này thường dùng để ghi nhận thông tin. Kiểu chuỗi khi nhập dữ liệu vào mặc định sẽ nằm phía bên phải của ô dữ liệu. Có các cách hinh thành chuỗi như sau:
- Chuỗi ký tự hình thành từ các ký tự từ A đến Z hoặc a đến z, các ký tự đặt biệt như #,@,…
- Trong một dãy số có chưa ít nhất một ký tự thì kiểu dữ liệu của chúng cũng là kiểu chuỗi.
- Để nhập dữ liệu số thành kiểu chuổi ký tự, khi nhập liệu, ta bắt đầu bằng nhấu nháy đơn (‘) phía trước chuỗi số, cách này dùng để nhập liệu các dữ liệu như số điện thoại, mã số thường bắt đầu từ số 0 ví dụ: 0983333333 sẽ nhập vào ô dữ liệu ‘0983333333
Một hàm, một công thức tính bao gồm các phép toán và các hàm trong Excel được hình thành bắt đầu bằng dấu bằng (=).
Để hình thành công thức trong excel, ta có thể dùng các phép toán cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lủy thừa (^) các hàm luận lý, hàm so sánh… Chúng ta sẽ làm chi tiết phần này trong các bài viết sau.
Như đã nói ở trên, vùng làm việc của excel chứa các ô (cell), các ô này được hình thành từ các dòng và cột giao với nhau, như trong hình chúng ta có thể thấy ô giao giữa cột C và dòng 2 thì có tên là C2, đây chính là tọa độ hay nói cách khác là địa chỉ ô.
Tương tự ta sẽ có địa chỉ một vùng dữ liệu, như bên dưới là vùng dữ liệu tính từ ô B2 đến ô C5.
Ngoài ra chúng ta có thể liên kết dữ liệu từ sheet này qua sheet khác trong excel và nó sẽ được gán thêm trong phần địa chỉ là ô dữ liệu đó thuộc sheet nào.
Địa chỉ tương đối và tuyệt đối:
Như đã nói ở trên, bảng tính excel được hình thành từ các ô là giao giữa các dòng và cột vị trí đó được gọi là một địa chỉ. Vậy như thế nào là địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối?
- Địa chỉ tương đối là địa chỉ khi thực hiện phép toán hoặc hàm, lúc thự hiện việc copy các địa chỉ này sẽ thay đổi theo theo chiều dọc hoặc ngang tương ứng với vị trí con trỏ.
- Địa chỉ tuyệt đối (hay địa chỉ cố định) là địa chỉ không thay đổi khi khi thực hiện việc copy hàm hoặc phép toán theo chiều dọc hoặc ngang. Để thiết lập địa chỉ tuyệt đối ta nhấn phím F4 ngay vị trí địa chỉ muốn chuyển thành đị chỉ tuyệt đối, hoặc bạn có thể tự thêm dấu $.
Ví dụ trong hình trên cho ta thấy ở cột E là phép cộng của các ô cột C với một giá trị trong ô B2, chúng ta có thể thấy các địa chỉ của cột C thay đổi từ trên xuống và đưa dữ liệu tương ứng của các ô vào phép toán, trong khi giá trị cột B chỉ cố định ở cột B2.
Chúng ta có thể chọn một vùng địa chỉ tuyệt đối.
Địa chỉ tuyệt đối có thể ràng buộc cả dòng và cột như $B$2 hoặc chỉ ràng buộc cột $B2 hay chỉ ràng buộc dòng B$2.
