Ở bài trước, chúng ta đã biết thiết lập một số cấu hình trên Gmail để cho phép Microsoft Outlook có thể tiến hành duyệt email của Gmail. Trong bài này, chúng ta sẽ thiết lập các cấu hình trên Outlook.
Đầu tiên, khi mới cài đặt và chưa thiết lập bất cứ tài khoản nào trên Outlook, khi mở lên chúng ta sẽ gặp màn hình Welcome, nhấn Next để tiến hành cấu hình.
Giao diện tiếp theo, bạn chọn Yes và Next để tiếp tục cấu hình tài khoản email vào Outlook.
Trong giao diện tiếp theo bạn chọn Manual Setup or additional server types và nhấn Next.
Trong giao diện tiếp theo, chọn POP or IMAP và nhấn Next, hai tùy chọn trên dùng cho dịch vụ của Mail Exchange Server và Outlook.com của Microsoft.
Trong giao diện tiếp theo, chúng ta tiến hành chọn giao thức để check mail trên Outlook. Như bài trước đã nói chúng ta sẽ có hai giao thức để check mail, đó là POP hoặc IMAP:
- Đối với POP, chúng ta sẽ cấu hình tiếp theo như sau, bạn điền đầy đủ thông tin như trong hình và chọn trong mục Account Type là POP3. Bạn lưu ý, ở đây chúng ta đang dùng tài khoản của Gmail công cộng của Google nên phần Email address và User name sẽ kết thúc bằng @gmail.com, còn trong trường hợp là email riêng của công ty sau phần @ sẽ là tên miền của công ty hoặc tổ chức các bạn (ví dụ @engisv.info), các địa chỉ Incoming mail server và Outgoing mail server (SMTP) của Gmail và dịch vụ email riêng cho các công ty tổ chức là như nhau. Sau đó tiếp tục nhấn More Setting…
Trong tab Outgoing Server, check vào mục My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Tiếp tục qua tab Advanced, check vào ô This server requires an encryptes connection (SSL) và lưu lý port trong ô POP3 phải là 995. Trong mục Outgoing server (SMTP), nếu bạn chọn mã hóa trong dòng User the follwing type of encrypted connection là SSL thì port được dùng sẽ là 465, nếu dùng TLS thì port ở đây sẽ là 587.
Sau khi bạn cấ hình xong, nhấn OK dể thoát và trở lại giao diện Add Account và nhấn Next, phần mềm sẽ tiến hành kiểm tra xem các thông tin của bạn cấu hình đúng hay không. Như hình bên dưới thì bạn đã cấu hình thành công.
Sau khi cấu hình xong các thông tin, bạn nhấn Next để tiếp tục. Ở giao diện tiếp theo, bạn có thể nhấn vào nút Add another account… để tiếp tục thêm tài khoản email khác nếu bạn có nhiều tài khoản, hoặc bạn nhấn Finish nếu muốn kết thúc.
Sau khi cấu hình thành công thì trong giao diện chính của Outlook sẽ hiện như hình bên dưới, như đã nói ở bài trước, đây là giao thức không đồng bộ, tất cả các email sẽ được tải về phần mền, mà việc sắp xếp email chỉ có tác dụng trên chình phần mềm Outlook bạn đang dùng.
- Trong trường hợp chúng ta dùng IMAP, bạn cũng điền đầy đủ các thông tin tài khoản, nhưng trong mục Account Type chọn IMAP thay vì POP3. Bạn cũng lưu ý, ở đây chúng ta đang dùng tài khoản của Gmail công cộng của google nên phần Email address và User name sẽ kết thúc bằng @gmail.com, còn trong trường hợp là email riêng của công ty sau phần @ sẽ là tên miền của công ty hoặc tổ chức các bạn (ví dụ @engisv.info), các địa chỉ Incoming mail server và Outgoing mail server (SMTP) của Gmail và dịch vụ email riêng cho các công ty tổ chức là như nhau. Sau đó tiếp tục nhấn More Setting…
Trong tab Outgoing Server, check vào mục My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Tiếp tục qua tab Advanced, trong Incoming server (IMAP) ở User the follwing type of encrypted connection là SSL thì port được dùng sẽ là 993. Trong mục Outgoing server (SMTP), nếu bạn chọn mã hóa trong dòng User the follwing type of encrypted connection là SSL thì port được dùng sẽ là 465, nếu dùng TLS thì port ở đây sẽ là 587.
Sau khi bạn cấ hình xong, nhấn OK dể thoát và trở lại giao diện Add Account và nhấn Next, phần mềm sẽ tiến hành kiểm tra xem các thông tin của bạn cấu hình đúng hay không. Như hình bên dưới thì bạn đã cấu hình thành công.
Sau khi cấu hình xong các thông tin, bạn nhấn Next để tiếp tục. Ở giao diện tiếp theo, bạn có thể nhấn vào nút Add another account… để tiếp tục thêm tài khoản email khác nếu bạn có nhiều tài khoản, hoặc bạn nhấn Finish nếu muốn kết thúc.
Ta thấy sau khi cấu hình xong, tất cả các thư mục có trong Gmail sẽ được đồng bộ về Outlook, việc cấu thay đổi các thư mục này, đồng thời cũng sẽ kéo theo sự thay đổi trên webmail.
Trên đây là các thao tác cơ bản để cấu hình tài khoản Gmail vào Microsoft Outlook với cả hai giao thức POP và IMAP, hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc cấu hình và dùng Outlook, một phần mềm được đánh giá là thân thiện và chuyên nghiệp.
