Ngày nay, các dịch vụ trực tuyến ngày càng phát triển, sau khi các dịch vụ lưu trữ dữ liệu được đưa lên internet, các ứng dụng trên nền web cũng nhanh chống phát triển. Với các ứng dụng văn phòng online thì bạn có cả một văn phòng di động, bạn có thể xử lý công việc mọi lúc mọi nơi miễn là có kết nối internet và trình duyệt web mà không cần phụ thuộc vào việc bạn đang dùng thiết bị hay hệ điều hành nào.
Trên thực tế, người dùng thường quen với việc sử dụng Microsoft Office, một bộ ứng dụng văn phòng mạnh trên cả Windows và Mac OS X, Microsoft Office Online có các tính năng hoàn toàn tương tự như bộ office thông thường với Word, Excel, PowerPoint…, được xây dựng trên nền tản web. Để có thể sử dụng được Microsoft Office Online, người dùng chỉ cần có tài khoản Microsoft account chẳng hạn như email tại Outlook.com (trước đây là Live mail hay Hotmail).
Sau khi đăng nhập vào Outlook.live.com hoặc Office.com, bạn có thể truy cập các ứng dụng Office Online.
Sau khi chọn ứng dụng cần sử dụng, thì tab ứng dụng được mở. Mọi thao tác trên ứng dụng tương tự như trên ứng dụng Office trên PC thông thường, với giao diện và cách sử dụng giống hệt các bộ Office hiện đại mới nhất của Microsoft.
Khác với ứng dụng Office thông thường, ứng dụng Office Online lưu trữ trong bộ lưu trữ trực tuyến OneDrive của. Các thao tác lưu và mở tập tin hoàn giống với Office thông thường, thao tác rất đơn giản.
Bạn có thể tạo mới và mở lại các tập tin một cách dể dàng như bộ Office thông thường.
Ngoài ra, việc chia sẻ tài liệu cũng diển ra dễ dàng, bạn chỉ cần nhấn vào nút chia sẻ.
Nhập vào địa chỉ email của người nhận để gởi link file đến hợp mail của họ. Bạn cũng có thể phân quyền cho người nhận chỉ đọc hoặc có thể chỉnh sửa tài liệu.
Ngoài ra, người dùng có thể cài đặt các phần mở rộng của trình duyệt để tiện cho việc sử dụng Extension Firefox và Extension Chrome. Ứng dụng còn hỗ trợ trên các hệ điều hành di động, bạn có thể lên App Store của các OS (link).
Thử tưởng tượng, bạn đang phải làm một báo cáo quan trọng mà máy tính của bạn đột nhiên hỏng hóc, bạn có thể sử dụng các thiết bị khác truy xuất dữ liệu và tiếp tục làm việc trong lúc máy tính của bạn cần sửa chữa. Việc sử dụng các ứng dụng và lưu trữ trực tuyến, cũng đảm bảo các file của bạn được an toàn và rất tiện lợi.
