Trong các bài trước chúng ta đã được giới thiệu về thiết lập sử dụng Outlook duyệt email của Gmail. Ngoài việc thiết lập để có thể duyệt được email, chúng ta cần biết một số kỹ năng khác để xử lý các lỗi có thể xảy ra trong quá trình sử dụng Outlook.
Khi được cài đặt vào máy tính, thì phần quản lý các thông tin cấu hình của Outlook sẽ được đưa vào quản lý trong Control Panel.
Các thông tin được quản lý gồm có Email Accounts – Quản lý các tài khoản email, Data Files – Quản lý các file lưu trữ dữ liệu email và phần Profiles – Quản lý các thông tin cấu hình về tài khoản email, về nơi lưu trử của các Data Files.
Khi nhấn vào nút E-mail Accounts… chúng ta sẽ được kết nối đến phần Account Settings, mục E-mail, ở đây chúng ta có thể xem, xóa, sửa các tài khoản E-mail.
Click vào nút Data Files… sẽ dẩn chúng ta đến mục Data Files trong Account Settings của Outlook, nơi quản lý các thông tin về các file chứa dữ liệu E-mail, tương ứng với từng tài khoản là từng Data Files, như chúng ta thấy trong hình thì hai tài khoản đợc thiết lập với POP và IMAP thì hai vị trí lưu trữ nó khác nhau.
Đối với POP, ta nên duy chuyển Data File ra vị trí khác với phân vùng chứa hệ điều hành vì như đã nói ở bài trước, tất cả dữ liệu mail có thể được lấy về Outlook và được chứa trong file này, nếu trong trường hợp hệ điều hành bị lỗi phải cài đặt lại thì chúng ta sẽ không mất thời gian phải vào lấy lại Data File.
Khi Click vào nút Show Profiles… của mục Profiles, chúng ta sẽ vào phần quản lý profile mail của control panel. Ở đây chúng ta có thể:
- Thêm nhiều profile bằng cách nhấn nút Add…
- Xóa các profile bằng nút Remove.
- Xem các thuộc tính cấu hình các profile bằng nút Properties, ở đây nó sẽ thể hiện các Email account và Data File của account tương ứng từng profile.
- Chúng ta có thể sao chép các profile có sẵn bằng cách nhấn nút Copy…
- Nếu chúng ta có nhiều profile và muốn chọn sử dụng profile nào sau khi khởi động Outlook thì chọn dòng Prompt for a profile to be use. Ngược lại muốn chọn xác định profile nào sẽ được sử dụng, ta chọn Alway use this profile và bên dưới chọn profile trong danh sách xổ xuống.
Trong trường hợp chúng ta chọn mục Prompt for a profile to be use, khi khởi động lên Outlook sẽ hỏi về việc sử dụng profile nào.
Trong một số trường hợp như nâng cấp hoặc cài lại bộ MS Office và Outlook, hoặc profile bị lỗi, chúng ta có thể remove các profile để thiết lập lại. Sau khi remove chúng ta tiến hành Add thêm profile mới, khi add thêm, hệ thống sẽ yêu cầu chúng ta thiết lập tài khoản email cho Outlook.
Lưu ý là mọi thiết lập liên quan đến profile thì phải đảm bảo là ứng dụng Outlook đã được thoát, trong nhiều trường hợp phải khởi động lại máy sau khi remove các profile.
