Trong bài trước, chúng ta đã làm quen với việc quản lý profile và có các khái niệm về Data Files của Outlook. Trong bài này chúng ta sẽ tìm hiểu một chút về việc lưu trữ và bảo mật mật cho file chứa dữ liệu email.
Như chúng ta đã biết, mặc định khi mới cài đặt và thiết lập email thì Data Files của Outlook sẽ được lưu trữ trong phân vùng chứa hệ điều hành, thư mục Documents của user. Đối với IMAP, chúng ta không cần bận tâm về việc mất Data File vì Data File của IMAP chỉ là phần chứa tạm đồng bộ với thư mục chứa các nội dung email của webmail. Nhưng đối với POP thì khác, Data File sẽ chứa toàn bộ các dữ liệu email, trong trường hợp chúng ta cấu hình xóa email lưu trữ tại server thì nếu mất Data File thì cũng đồng nghĩa chúng ta mất sạch dữ liệu email, vì vậy chúng ta nên chép file này ra khỏi thư mục Documents cả user.
Chúng ta chép file này ra thư mục ngoài ổ chứa hệ điều hành
Sau khi chép file chứa dữ liệu email ra khỏi ổ chứa hệ điều hành, chúng ta tiến hành xóa profile chứa nội dung cấu hình của các account email và tiến hành add profile mới và tiến hành cấu hình hại email account.
Trong lúc cấu hình, trong mục Deliver new messages to bạn chọn Exitting Outlook Data File, chọn đến Data File trong thư mục mới vừa chép qua.
Như vậy, chúng ta đã chuyển được file chứa dữ liệu của Outlook qua thư mục mới, nếu bạn có sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến thì nên backup file này vào trong thư mục đó, nếu không bạn nên có một ổ cứng ngoài để backup các dữ liệu quan trọng.
Một điều chúng ta có thể dể dàng nhận ra ở đây đó chính là việc chúng ta có thể dể dàng chép các file dữ liệu này đi và cấu hình lại để đọc dữ liệu email của mình, điều đó có nghĩa là nếu file dữ liệu này lọt vào tay ai đó thì rất có thể có khả năng dữ liệu của chúng ta có thể bị đọc lén. Vì lý do trên, để bảo vệ thêm một lớp truy cập vào Data File thì chúng ta có thể đặt password cho chúng bằng cách vào Mail Setup từ control panel, chọn Data Files.., chọn file cần đặt password, chọn Setting, trong Outlook Data File ta tiếp tục chọn Change Password và chúng ta tiến hành đặt password cho file.
- Old Password: chúng ta sẽ điền Password cũ vào, nếu như chúng ta đã đặt password trước đó, nếu là lần đầu tiên thì mục này bỏ trống.
- New password: điền password mới mà ta muốn cho file.
- Verify: Xác nhận lại password mới một lần nữa
- Save this password in your password list: nếu check vào ô này thì password này sẽ lưu lại trong danh sách mật khẩu được lưu của profile bạn đang sử dụng, nếu không chọn vào ô này thì khi khởi động lên, phần mềm Outlook sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu vào khi nó kết nối đến Data File.
Sau khi đặt password cho file, nếu bạn setup lại email, thì phần mềm sẽ hỏi password truy cập vào Data File khi bạn tiến hành cài đặt một email account sử dụng Data File này.
Nếu chúng ta không chọn vào mục Save this password in your password list thì khi khởi động lên, phần mềm sẽ yêu cầu nhập password truy cập Data File.
Ngoài ra, trong hộp thoại Outlook Data File ở trên chúng ta có thể nén nhỏ file dữ liệu email bằng cách nhấn vào Compact Now để giảm dung lượng file này lại.
